商品を購入した際に、不良品が届いてしまうことは珍しくありません。
しかし、いざ問い合わせをしようと思っても「どのようにメールを書けばよいのか？」と迷ってしまうこともあるでしょう。
特に初めて問い合わせをする場合は、適切な表現が分からず困ることもありますよね。
本記事では、購入した商品の不良品に対する交換や返品をカスタマーセンターへ依頼する際の問い合わせメールの例文を詳しくご紹介します。
また、効果的な件名の付け方やカスタマーサポートへの問い合わせ方法、丁寧なメールの締め方などについても紹介します。
この記事を読めば、適切なメールを書いてスムーズに対応してもらうためのコツが分かるでしょう。
不良品の問い合わせメール例文！スムーズに伝えるポイントを紹介
まず最初に、購入した商品が不良品で、返品を希望する場合の問い合わせメールの例文をご紹介します。
スムーズに対応してもらうためには、適切な表現を使ったメールを送ることが大切です。
返品依頼のメール例文テンプレートはこちら！
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 不良品の返品についてのお願い |
| 宛先 | 〇〇株式会社 カスタマーサポート担当者様 |
| 注文情報 | 注文番号123456 / 購入商品：〇〇 |
| 不良内容 | 例：「画面にヒビが入っていた」「傷がついていた」など |
| 希望対応 | 返品を希望します。返送先のご案内と返金手続きについて教えてください。 |
| 締めの言葉 | お手数ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
| 署名 | 〇〇（購入者名） / 連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 |
返品理由を明確に伝え、返送方法や返金対応の詳細を尋ねることがポイントです。
このテンプレートを活用すれば、企業側もスムーズに状況を把握し、迅速に対応しやすくなりますよ！
それでは、購入した商品が不良品だった場合に、返品を依頼する問い合わせメールの例文を6つご紹介します。
不良品の返品についてのお願い例文6選
例文1：基本的な返品依頼（シンプルなケース）
件名: 不良品返品のお願い（注文番号：123456）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（購入した方の氏名）と申します。
貴社オンラインショップにて購入した〇〇ですが、商品到着後に〇〇（不良の詳細：例「破損があった」「動作しない」）ことを確認いたしました。
つきましては、返品対応をお願いしたく存じます。
返送方法や必要な手続きについてご案内いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
【注文情報】
注文番号：123456
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
例文2：不良品の返品のお願い
件名: 不良品の返品についてのご対応のお願い（注文番号：654321）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（購入した方の氏名）と申します。
貴社オンラインショップにて購入いたしました〇〇が到着しましたが、開封後に〇〇（不良の詳細：例「本体に大きな傷がある」「付属品が不足している」）ことを確認いたしました。
検品後に発送された商品かと存じますが、使用が難しい状態のため、返品対応をお願いできればと考えております。
返送の手続きや必要な情報について、ご案内いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、ご確認のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
【注文情報】
注文番号：654321
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
例文3：一般的な返品・返金依頼（シンプルなケース）
件名: 不良品の返品および返金について（注文番号：123456）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（購入した方の氏名）と申します。
貴社オンラインショップにて購入した〇〇ですが、開封後に〇〇（不良の内容：例「電源が入らない」「部品が欠けている」）ことが判明いたしました。
つきましては、返品および返金の対応をお願いしたく存じます。
返品の手続き方法や返送先、返金方法についてご案内いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
【注文情報】
注文番号：123456
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
例文4：支払い方法に関する返金の確認を含めたケース
件名: 不良品の返品および返金についてのご相談（注文番号：789012）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（購入した方の氏名）と申します。
先日購入した〇〇（商品名）ですが、〇〇（不良の詳細：例「画面に傷がある」「使用開始後すぐに動作が停止する」）といった不具合がございました。
返品および返金を希望しておりますが、支払い方法が〇〇（クレジットカード／銀行振込／代金引換）であったため、どのような形で返金をしていただけるのかご確認をお願いできますでしょうか。
また、返品の際の送料についても、どちらが負担する形となるのかご教示いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【注文情報】
注文番号：789012
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
例文5：返品理由が不良品ではなく、商品仕様と異なる場合
件名: 返品のお願い（注文番号：345678）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（購入した方の氏名）と申します。
貴社オンラインショップにて購入した〇〇ですが、商品説明と異なる点がありました。具体的には、〇〇（例：「サイズが異なる」「掲載写真と色合いが大きく違う」）といった点です。
そのため、返品を希望しております。返品手続きや返送先についてご案内いただけますでしょうか。
ご面倒をおかけしますが、何卒ご対応のほどよろしくお願いいたします。
【注文情報】
注文番号：345678
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
例文6：使用後に不具合が判明した場合の返品・返金依頼
件名: 返品および返金のお願い（注文番号：345678）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（購入した方の氏名）と申します。
貴社より購入した〇〇（商品名）を使用しましたが、数回使用した後に〇〇（不良の詳細：例「正常に動作しなくなった」「ボタンが反応しない」）といった問題が発生しました。
保証期間内であり、通常の使用方法で発生した不良であるため、返品および返金を希望しております。
返送方法や返金手続きについて、ご案内いただけますでしょうか。
また、今後の同様のケースの対応方針についても、ご教示いただけると助かります。
何卒ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
【注文情報】
注文番号：345678
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
不良品の交換希望についてのお願い例文3選
次に、購入した商品が不良品で交換を希望するときのお願い例文をご紹介します。
不良品の交換を依頼する際には、相手がスムーズに対応できるよう、要点を明確にし、分かりやすい文章を心がけましょう。
以下に、すぐに使えるテンプレートをご紹介しますので、あなたの状況に応じて適宜カスタマイズしてくださいね！
交換依頼のメール例文（基本パターン）はこちらです！
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 不良品の交換についてのお願い |
| 宛先 | 〇〇株式会社 カスタマーサポート担当者様 |
| 本文 | いつもお世話になっております。〇〇（購入した方の氏名）と申します。 |
| 注文情報 | 注文番号123456 / 購入商品：〇〇 |
| 不良内容 | 例：「電源が入らない」「部品が破損している」など |
| 希望対応 | 交換を希望します。返送方法や手続きについてご案内いただけますでしょうか？ |
| 締めの言葉 | ご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。 |
| 署名 | 〇〇（購入者名） / 連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇 |
このテンプレートを活用すれば、企業側もスムーズに状況を把握し、迅速に対応しやすくなります。
それでは、テンプレートに沿った実際に使える例文を見ていきましょう！
例文1：基本的な交換依頼（シンプルなケース）
件名: 商品の不良につき交換希望（注文番号：123456）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（購入した方の氏名）と申します。
貴社オンラインショップにて注文した〇〇が到着しましたが、使用前の確認の際に〇〇（不良の内容：例「部品が破損している」「動作しない」）といった問題がございました。
つきましては、交換対応をお願いしたく、ご対応方法についてご教示いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【注文情報】
注文番号：123456
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
例文2：緊急対応が必要なケース
件名: 【至急】不良品の交換についてのご相談（注文番号：789012）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（あなたのお名前）と申します。
先日、貴社のオンラインストアにて〇〇を購入し、本日受け取りました。しかし、〇〇（不良の詳細：例「電源が入らない」「画面に傷がある」）という問題が発生しており、使用が難しい状況です。
現在、〇〇（例：プレゼント用、業務用）として急ぎ必要としておりますため、可能であれば早急に交換対応をお願いできればと存じます。
お忙しいところ恐縮ですが、対応の可否や手続きの流れをご案内いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
【注文情報】
注文番号：789012
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
例文3：交換品の事前発送を希望するケース
件名: 不良品の交換について（事前発送のご相談）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（購入した方の氏名）と申します。
貴社より購入した〇〇（商品名）について、〇〇（不良の内容：例「部品が外れている」「塗装が剥がれている」）の不具合がございました。
つきましては、交換対応をお願いしたいのですが、不良品を先に返送するのではなく、交換品を先に発送していただくことは可能でしょうか？ 返品手続きについても、ご指示をいただければと思います。
ご対応の可否や必要な手続きについて、ご案内をお願い申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
【注文情報】
注文番号：345678
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
不良品についての調査依頼メールの例文3選
例文1：商品が正常に動作しないため、原因調査を依頼するケース
件名: 不良品の調査依頼（注文番号：123456）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（購入した方の氏名）と申します。
先日、貴社オンラインショップより購入した〇〇ですが、〇〇（不具合の詳細：例「電源が入らない」「ボタンが反応しない」）といった問題が発生しております。
取扱説明書を確認し、指示通りの操作を行いましたが、状況は改善されませんでした。
つきましては、製品の不具合について調査いただきたく、ご対応方法についてご教示いただけますでしょうか。
写真や動画などが必要でしたら、改めてお送りいたしますので、お知らせください。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【注文情報】
注文番号：123456
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
例文2：同じ不具合が複数回発生したため、原因特定を依頼するケース
件名: 不良品の原因調査についてのお願い（注文番号：789012）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（購入した方の氏名）と申します。
貴社より購入した〇〇（商品名）ですが、購入後〇〇日ほどで〇〇（不具合の詳細：例「充電ができなくなった」「画面が映らなくなった」）といった問題が発生しました。
すでに一度交換対応をいただいたのですが、再び同じ症状が現れたため、製品の仕様や構造上の問題があるのではないかと考えております。
可能であれば、詳しい原因の調査をお願いできればと存じます。
また、今後同様の問題が発生しないための対策についても、ご教示いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
【注文情報】
注文番号：789012
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
例文3：初期不良ではないか確認を依頼するケース（輸送時の影響を含む）
件名: 初期不良の可能性についての調査依頼（注文番号：345678）
【本文】
〇〇株式会社 カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
〇〇（あなたの氏名）と申します。
先日注文した〇〇（商品名）が到着しましたが、開封時に〇〇（不具合の詳細：例「フレームに歪みがある」「一部パーツが欠損している」）といった問題を確認いたしました。
外箱には目立った破損はなかったものの、輸送中の影響を受けた可能性も考えられます。
初期不良として対応いただけるか、あるいは調査のための確認手続きが必要か、ご案内いただけますでしょうか。
写真を撮影しておりますので、ご希望がございましたら添付させていただきます。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【注文情報】
注文番号：345678
購入日：20XX年〇月〇日
購入者名：〇〇
連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
ご紹介した例文を参考にしながら、あなたの状況に合わせて調整していただければ、より適切な問い合わせメールを作成することができますので、ぜひご活用ください。
不良品の問い合わせをメールで送る際に気を付けること
不良品が届いた際に、適切なメールを送ることでスムーズに対応を受けることができます。
企業のカスタマーサポートは多くの問い合わせを処理しているため、必要な情報を正確に伝え、相手が迅速に対応できるようにすることが大切です。
ここでは、不良品の問い合わせメールを送る際に気を付けるべきポイントを解説します。
件名は簡潔かつ具体的にする
件名はメールの内容を簡単に伝える重要な部分です。
カスタマーサポートがすぐに対応できるよう、わかりやすく具体的な件名を設定しましょう。
【良い例】
- 「注文番号123456の不良品について」
- 「【至急】〇〇商品の初期不良対応のお願い」
【避けるべき例】
- 「問い合わせ」（内容が不明瞭で、対応が遅れる可能性がある）
- 「返品希望」（返品か交換かが不明で、具体的な情報が不足している）
必要な情報を明記する
問い合わせメールでは、担当者がスムーズに内容を把握できるように、以下の情報を整理して記載しましょう。
✅ 注文情報
- 注文番号
- 購入日
- 商品名
✅ 不良の詳細
- どのような不具合があるのか（例：「電源が入らない」「画面に傷がある」）
- 使用した状況（例：「届いた直後から不具合があった」「数回使用した後に異常が発生」）
✅ 希望する対応
- 交換、返品、修理など、どのような対応を希望しているのかを明確に伝える
実際の写真や動画を添付する
不具合の状況を言葉だけで説明すると、伝わりにくいことがあります。
商品の状態を明確に伝えるため、写真や動画を添付しましょう。
【写真を撮る際のポイント】
- 不具合がわかる角度で撮影する（例：「傷の部分を拡大する」「電源が入らない様子を写す」）
- 全体の状態もわかるように撮る（商品の全体像と、不良部分の両方を撮影）
- 保証書や外箱のラベルも撮るとより確実
感情的な表現は避け、丁寧な言葉を使う
不良品が届くと不快な気持ちになることもありますが、怒りや不満をメールにぶつけると、かえって対応が遅くなる可能性があります。
冷静かつ丁寧な表現を心がけましょうね。
【避けるべき表現】
❌ 「こんな商品を送るなんてひどい！」
❌ 「すぐに返金しろ！」
【適切な表現】
⭕ 「お手数をおかけしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。」
⭕ 「交換対応について、ご確認いただけますでしょうか？」
返信が必要な場合はその旨を伝える
企業によっては、自動返信のみで対応が遅れることもあります。
確実に返信をもらうために、「お手数ですが、ご確認のうえご返信をお願いいたします。」と伝えると良いでしょう。
また、返信がない場合に備え、「〇〇日以内にご対応いただけますでしょうか？」と期限を提示すると、対応がスムーズになります。
送信前に誤字脱字や記載漏れをチェックする
誤字や記載漏れがあると、メールの意味が伝わらなかったり、対応が遅れたりすることがあります。
特に以下の点をチェックしましょう。
- 注文番号や商品名に間違いがないか
- 不具合の内容が明確に記載されているか
- 希望する対応（交換・返品・返金など）が書かれているか
可能であれば、一度書いたメールを見直し、不自然な表現や不足している情報がないか確認してから送信しましょう。
まとめ
- スムーズな対応のために
不良品の問い合わせメールでは、注文情報・不良内容・希望対応を明確に伝えることが重要です。 - 適切な件名で迅速な対応を
「注文番号○○の不良品について」など、簡潔かつ具体的な件名を設定すると、カスタマーサポートの対応が早くなります。 - 冷静で丁寧な文章を心がける
怒りをぶつけるのではなく、落ち着いた言葉遣いで問い合わせることで、より円滑な対応を受けやすくなります。 - 写真や動画で不良品の状態を伝える
口頭説明だけでは伝わりにくいため、不具合の状況がわかる画像や動画を添付すると、対応がスムーズになります。 - 返信をもらうための工夫を
「お手数ですが、ご確認のうえご返信をお願いいたします」と伝え、期限を設けることで対応が遅れにくくなります。 - 送信前に内容を再チェック
誤字脱字や記載漏れがあると対応が遅れる可能性があるため、送信前に必ず見直しましょう。
不良品の問い合わせは、誰にとっても少し気が重いものかもしれません。
しかし、ポイントを押さえてメールを作成すれば、スムーズに対応してもらうことができます。
大切なのは、相手に伝わりやすい件名をつけ、注文情報や不良の詳細を具体的に記載すること。
写真や動画を添えて状況を明確にするのも効果的です。
そして、カスタマーサポートの方に対しての丁寧な言葉遣いを意識すれば、より良い対応を受けやすくなります。
問い合わせをする際は、今回ご紹介した例文やポイントを参考にしながら、落ち着いてメールを作成してみてくださいね。
適切に伝えれば、きっとスムーズな解決につながるはずです！