忘れ物を預かっているときのメール例文│取引先・お客様別にすぐ使えるビジネス文面付き

「お客様が忘れ物をしていたけれど、どうやってメールで伝えたらいいんだろう…？」と迷ったことはありませんか。

ビジネスでも日常でも、忘れ物をお知らせするメールは、ほんの一文で印象が変わります。

この記事では、「忘れ物を預かっている」ときに使える丁寧なメール例文を、シーン別に分かりやすく紹介します。

さらに、件名のつけ方や言葉づかいのポイント、相手を気遣うコツもあわせて解説。

読み終わるころには、どんな相手にも失礼のない、やさしく伝わるメールが書けるようになりますよ。

忘れ物を預かっているときに使えるメール例文7選

忘れ物を預かっているときに使えるメール例文を紹介します。

• お客様に送る丁寧な例文
• 取引先へのビジネスメール例文
• 上司や同僚に送る社内向け例文
• 店舗・施設でお客様に案内する例文
• お預かり期間を伝える例文
• 引き取りをお願いする例文
• メールが届かない場合のフォロー文

お客様に送る丁寧な例文

お客様に忘れ物をお知らせする場合は、最初にお礼とお詫びを伝えたうえで、忘れ物の内容と保管について案内するのが基本です。

丁寧な言葉づかいを意識しながらも、簡潔に伝えるのがポイントです。

お客様向けの文面では「思われる」「お預かりしております」といった柔らかい表現を使うことで、安心感を与えることができますよ。

取引先へのビジネスメール例文

取引先に送る場合は、社外ビジネスメールの形式に沿って、敬意をもって伝えることが大切です。

社名・担当者名を明記し、業務的な文体でまとめます。

取引先宛てでは「お手数をおかけしますが」「ご希望の対応をお知らせください」といった丁寧な依頼表現が好印象です。

上司や同僚に送る社内向け例文

社内メールでは、過剰にかしこまる必要はありませんが、礼儀を保ちながら簡潔に伝えるのがポイントです。

相手が上司か同僚かで少し言葉を変えると良いでしょう。

社内の場合は「お疲れさまです」から始め、気軽さと信頼感のバランスを取るのがコツです。

店舗・施設でお客様に案内する例文

店舗や施設で利用者に案内する場合は、フォーマルすぎず、親切さが伝わる文面が好まれます。

店舗からの連絡では、少しあたたかいトーンを意識すると印象が良くなります。

お預かり期間を伝える例文

忘れ物の保管期間を伝える際は、具体的な日付と保管場所を明記します。

ただし、期限を強調しすぎず、柔らかい言葉で伝えることが大切です。

「〜させていただいております」「〜いただけますと幸いです」など、敬意を保ちながらやわらかく伝える表現を選びましょう。

引き取りをお願いする例文

忘れ物の引き取りをお願いするメールは、催促のように感じさせない工夫が大切です。

引き取り依頼では「お願いできますでしょうか」といった柔らかな疑問形で、押し付けにならない言葉づかいを意識します。

メールが届かない場合のフォロー文

メールが届いていない可能性がある場合は、電話連絡を入れる前に再送メールを送るのが丁寧です。

フォローの際は、責めるような表現を避け、「ご確認いただけておりますでしょうか」といった穏やかな聞き方が適しています。

シーン	ポイント
お客様宛て	柔らかい表現で安心感を与える
取引先宛て	丁寧で業務的な文体を意識する
社内宛て	簡潔で信頼感のある文面を意識する
店舗案内	親しみのあるトーンで伝える
保管期間	期限を明示しつつ柔らかく伝える
引き取り依頼	催促にならない言葉づかいにする
フォロー連絡	責めない・穏やかな再送表現を使う

相手に伝わる「忘れ物メール」の書き方5ステップ

相手に伝わる「忘れ物メール」の書き方を5つのステップで解説します。

• 件名は短くわかりやすく書く
• 本文は結論から簡潔に伝える
• 忘れ物の内容は特定できる範囲で記載
• 引き取り方法や期限を明記する
• 最後に感謝の言葉を添える

件名は短くわかりやすく書く

件名は、受け取った相手が「何のメールか」を一目で理解できるように書くことが大切です。

長すぎる件名や、あいまいな表現は避けましょう。件名で用件が伝わると、本文を読んでもらえる確率が高くなります。

たとえば、「お忘れ物のご連絡」「お預かりしているお品について」など、10〜20文字前後の簡潔な文にするのが理想的です。

社内宛てなら「【共有】お忘れ物をお預かりしています」、社外宛てなら「【◯◯店】お忘れ物のご連絡」のように、誰宛てのメールかが分かる表現を添えると親切です。

件名はメール全体の第一印象。読み手に迷わせないことが、伝わるメールの第一歩です。

本文は結論から簡潔に伝える

本文では、冒頭で結論を明確にすることがポイントです。

「お忘れ物をお預かりしています」という一文を最初に入れるだけで、相手はすぐに状況を把握できます。

その後に、いつ・どこで・どんな物かを補足していくと、情報が整理されて伝わります。

たとえば、「先日ご来店の際に」「会議室にて」「◯◯様のお忘れ物をお預かりしております」など、時と場所を入れておくと丁寧です。

最初に要点を伝え、その後に補足説明を加える構成を意識すると、読む人にとって負担のない文章になります。

忘れ物の内容は特定できる範囲で記載

忘れ物の内容を伝えるときは、個人情報やプライバシーに配慮しながら、特定できる範囲で説明します。

たとえば、「黒い折りたたみ傘」「革製の名刺入れ」「青い手帳」のように、色や特徴を添えるだけで十分です。

ただし、本人確認が必要な場合や貴重品などは、詳細をメールに書かず、「確認のうえご案内いたします」と添えるのが安全です。

曖昧すぎると相手が判断に迷いますし、逆に詳細すぎると情報漏えいのリスクがあります。

適度な情報量で、相手が「自分のものかもしれない」と気づける程度にとどめましょう。

引き取り方法や期限を明記する

忘れ物メールで意外と抜けがちなのが、「どこで・いつまで・どうやって受け取れるのか」の案内です。

相手はその情報がないと、返信のタイミングを決めづらくなります。

たとえば、「◯月◯日まで店舗でお預かりしております」「ご希望の場合は郵送も可能です」など、受け取り方法と期間をはっきり伝えましょう。

「◯日までにご連絡がない場合は破棄いたします」といった断定的な言い方は避け、「処分させていただく場合がございます」と柔らかく表現すると印象が良くなります。

相手の行動を想定し、安心して対応できるような言葉づかいを意識してくださいね。

最後に感謝の言葉を添える

メールの最後は、相手への気づかいを示すひとことを入れて締めくくります。

たとえば、「ご確認のほどよろしくお願いいたします」「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」などが一般的です。

この一文を添えることで、全体の印象が柔らかくなり、読み手に好印象を与えます。

また、状況によっては「今後ともよろしくお願いいたします」「お体に気をつけてお過ごしくださいませ」など、気づかいを感じる結びもおすすめです。

感謝や配慮の言葉で終えると、相手に「丁寧な人」という印象を残すことができます。

ステップ	ポイント
件名	短く要点を伝え、誰宛てか明確にする
本文	結論を先に述べて簡潔に伝える
忘れ物内容	特定できる範囲で記載し、個人情報に配慮する
引き取り案内	場所・方法・期限を丁寧に明記する
結びの言葉	感謝や配慮を伝えて印象よく締める

忘れ物を預かったときのマナーと注意点5つ

忘れ物を預かったときのマナーと注意点について解説します。

• メールを送るタイミングは早めに
• 個人情報には細心の注意を払う
• 写真添付は相手の許可を得てから
• 保管期間のルールを確認しておく
• 言葉遣いは「預かっております」が基本

メールを送るタイミングは早めに

忘れ物に気づいたら、なるべく早く相手へ連絡するのが基本です。

時間が経ってしまうと、相手が別の場所を探し始めたり、どこで落としたのか分からなくなってしまうことがあります。

見つけたその日のうち、または翌営業日にはメールを送るのが理想的です。

ただし、営業時間外や夜遅い時間の場合は翌日の午前中に送るなど、相手の時間帯を考慮しましょう。

迅速で思いやりのある行動が、信頼を築く第一歩になります。

個人情報には細心の注意を払う

忘れ物の内容によっては、個人情報が含まれている場合があります。

たとえば、社員証・名刺入れ・メモ帳などには、氏名や連絡先が記載されていることがありますよね。

そのような場合、社内での扱いや保管場所を明確にし、外部には決して情報が漏れないように配慮する必要があります。

また、メールの宛先ミスにも注意が必要です。特に複数の関係者が関わる場面では、BCCやCCの設定を慎重に確認してください。

「信頼できる対応をしてくれる」と感じてもらうことが、何よりも大切です。

写真添付は相手の許可を得てから

忘れ物の確認のために、写真を添付したい場合もありますが、その前に必ず相手の同意を得ましょう。

画像の添付は便利ですが、状況によっては相手が不快に感じる場合もあります。

「お写真をお送りしてもよろしいでしょうか？」とひとこと添えるだけで、印象は大きく変わります。

また、添付する場合は背景や他の情報が写り込まないように注意し、最低限必要な範囲で送るようにしましょう。

配慮をもった対応が、誠実な印象を与えます。

保管期間のルールを確認しておく

忘れ物の保管には、組織や店舗ごとにルールが定められていることがあります。

一般的には一定期間（たとえば1〜3か月程度）を過ぎると処分されることもありますが、その判断は担当部署や施設ごとに異なります。

そのため、まずは社内規定や店舗マニュアルを確認し、対応を統一することが大切です。

自分の判断で保管期限を決めるのは避けましょう。

ルールに沿って連絡や処理を行うことで、きちんとした管理と報告ができ、信頼感のある対応になります。

言葉遣いは「預かっております」が基本

メールで使う言葉づかいは、相手との関係性を保つうえで非常に重要です。

「持っています」「置いてあります」などのカジュアルな表現ではなく、「お預かりしております」という丁寧な言葉を使いましょう。

また、「忘れ物されています」よりも「お忘れ物をお預かりしております」と言い換えることで、責める印象を避けられます。

ビジネスや接客の現場では、どんな相手にも気持ちよく受け取ってもらえる表現を心がけることが大切です。

言葉の選び方ひとつで、相手の受け取り方は大きく変わります。

注意点	ポイント
送信タイミング	早めの連絡で信頼を得る
個人情報	宛先ミスや情報漏えいに注意
写真添付	許可を得て必要最低限を送付
保管ルール	社内規定や店舗ルールに従う
言葉遣い	「お預かりしております」で丁寧に伝える

迷わない！忘れ物メールの件名例とポイント

忘れ物メールの件名例と、その書き方のポイントについて紹介します。

• 件名で内容がすぐに分かる書き方
• ビジネス向けの件名例
• お客様向けの柔らかい件名例
• 返信をもらいやすくするコツ

件名で内容がすぐに分かる書き方

件名は、ひと目で「何の連絡か」が伝わるように書くことが基本です。

「ご連絡」「お知らせ」だけでは、相手が何の件なのか判断できません。

たとえば、「お忘れ物のご連絡」「お預かり品について」「◯◯店よりお忘れ物のご案内」など、用件を具体的に入れると親切です。

また、【】や（）を上手に使うと、見やすく整理された印象になります。

件名を読んだ瞬間に内容が理解できるように意識しましょう。

ビジネス向けの件名例

取引先や社外の相手に送る場合は、形式的で信頼感のある件名を使いましょう。

ビジネス向けでは、企業名や担当者名を入れると分かりやすくなります。

状況	件名例
一般的な連絡	お忘れ物のご連絡（株式会社◯◯ ◯◯様）
打ち合わせ後	【ご確認】お忘れ物をお預かりしております
引き取り案内	お預かり品のお引き取りについて

社外向けでは、「ご確認」「ご案内」などの丁寧な語を使うと印象が穏やかになります。

命令的に感じる表現は避けましょう。相手に配慮した件名を心がけましょう。

お客様向けの柔らかい件名例

お客様や利用者への連絡では、少し親しみを感じるやわらかい件名が適しています。

形式ばかりでは堅くなりすぎるため、感謝やお知らせのニュアンスを含めると好印象です。

状況	件名例
一般的なご案内	【◯◯店】お忘れ物をお預かりしております
お礼を添える場合	ご来店ありがとうございました｜お忘れ物のご案内
再送メール	【再送】お忘れ物のご連絡

「お預かりしております」などの柔らかな敬語表現は、相手に安心感を与えます。

お客様に対しては、礼儀を守りつつも堅苦しくならないよう心がけましょう。

返信をもらいやすくするコツ

返信を促したいときは、件名に「ご返信のお願い」や「ご確認をお願いいたします」を入れるのも効果的です。

ただし、件名が長くなりすぎると読みづらくなるため、全体で30文字以内を目安にまとめると良いでしょう。

また、件名に「◯月◯日」「◯◯の件」など日付や具体的な情報を入れておくと、相手が探しやすくなります。

件名はただのタイトルではなく、読み手の行動を促すメッセージとして考えると、より伝わりやすくなります。

読みやすさ・わかりやすさ・丁寧さの3つを意識して書くのが理想です。

タイプ	ポイント
明確な件名	一目で内容がわかるように具体的に書く
ビジネス向け	企業名や担当者名を入れ、丁寧に表現
お客様向け	やわらかく感謝を含めた表現にする
返信促進	「ご確認」「お願い」を入れつつ短くまとめる

よくある失敗例と気をつけたい言葉づかい

忘れ物を連絡するメールでよくある失敗例と、相手に丁寧な印象を与える言葉づかいについて紹介します。

• 「忘れ物されています」よりも丁寧な表現に
• 命令口調・断定表現を避ける
• 長文すぎるメールは避ける
• 相手を気遣う一文を添える

「忘れ物されています」よりも丁寧な表現に

「忘れ物されています」という言い方は、事実を述べているだけに見えても、相手によっては注意されたように感じることがあります。

やわらかく伝えるには、「お忘れ物をお預かりしております」や「お客様のお品をお預かりしております」といった言い換えが効果的です。

「お〜」「〜しております」といった謙譲語を使うことで、伝える側の敬意が伝わります。

相手を責めず、あくまで「こちらで対応しています」という姿勢を示すことが大切です。

NG表現	OK表現
忘れ物されています	お忘れ物をお預かりしております
◯◯を置いて帰られました	◯◯をお預かりしております
忘れ物があります	お品をお預かりしております

相手にとってやさしく聞こえる表現を使うことで、連絡の印象がぐっと良くなります。

命令口調・断定表現を避ける

「お引き取りください」「至急ご連絡ください」といった言葉は、命令的に受け取られてしまうことがあります。

丁寧に伝えるためには、「〜いただけますでしょうか」「〜していただけると幸いです」といった疑問形や依頼形にするのがポイントです。

NG表現	OK表現
お引き取りください	お引き取りをお願いできますでしょうか
至急ご連絡ください	ご連絡いただけますと幸いです
ご確認ください	ご確認のほどよろしくお願いいたします

やわらかな言い回しを使うことで、押しつけがましくならず、読み手が快く対応しやすくなります。

長文すぎるメールは避ける

丁寧に書こうとすると、つい文章が長くなりがちです。

しかし、あまりにも長いメールは要点が分かりにくく、かえって失礼に感じられることもあります。

基本的には「結論 → 補足 → 感謝」の3ステップで構成し、一文を長くしすぎないように心がけましょう。

文が長くなりそうな場合は、改行を入れて読みやすく整理するのがおすすめです。

短くても気持ちが伝わる文章のほうが印象に残ります。

相手を気遣う一文を添える

メールの最後にひとこと気づかいを添えるだけで、全体の印象が大きく変わります。

特にビジネスや接客では、相手への思いやりを感じる一文を入れることが、信頼を生むポイントです。

たとえば、「お忙しい中恐縮ですが」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」などは定番の言葉です。

また、季節や状況に合わせて「お体に気をつけてお過ごしくださいませ」などを添えると、さらに丁寧になります。

使用例	印象
お忙しい中恐縮ですが、ご確認のほどお願いいたします。	穏やかで丁寧な印象
ご確認いただけますと幸いです。	柔らかく丁寧な印象
今後ともよろしくお願いいたします。	定番の締めくくり表現

相手の立場を思いやる一文を添えることで、温かみのあるメールになります。

少しの配慮が、読み手の印象をやわらかくする大切なポイントです。

失敗例の種類	改善ポイント
きつい表現	謙譲語や柔らかい言い回しに変える
命令的な文	依頼形・疑問形にする
長すぎる文章	結論を先に・改行で整理
無機質な結び	感謝や気づかいの一文を添える

まとめ｜忘れ物を預かっているときの丁寧なメール例文集

忘れ物を預かったときのメールは、早めの連絡とやわらかい言葉づかいが何よりも大切です。

相手の立場を思いやりながら、「お預かりしております」「お手数をおかけいたしますが」などの丁寧な表現を使うことで、信頼される対応になります。

また、件名や書き方、マナーのポイントを押さえることで、誰にでも伝わりやすいメールが書けるようになります。

私もこれまで多くのメール対応をしてきましたが、最も大切なのは“思いやりの心を言葉にすること”だと感じています。

読んでくれる相手が安心できるように、やさしく、丁寧な一通を意識してみてくださいね。

忘れ物メールを通して、相手との信頼関係をより深めることができるはずです。

📌 忘れ物を預かっているときに使えるメール例文一覧
お客様に送る丁寧な例文
取引先へのビジネスメール例文
上司や同僚に送る社内向け例文
店舗・施設でお客様に案内する例文
お預かり期間を伝える例文
引き取りをお願いする例文
メールが届かない場合のフォロー文