代わりに対応させていただきますメール例文6選！失礼にならない正しい使い方

「代わりに対応させていただきます」というフレーズは、ビジネスメールでよく使われる表現のひとつです。

担当者が不在のときや、自分が代理で動く場面で使いますが、「本当にこの表現で大丈夫かな？」「相手に失礼にならないかな？」と迷うことも多いですよね。

この記事では、代わりに対応させていただきますメールの実際に使える例文を6パターン紹介し、あわせて基本表現や注意点、言い換えフレーズまで分かりやすく解説します。

代わりに対応させていただきますメールの例文集6選

代わりに対応させていただきますメールの例文集6選について解説します。

• 取引先への返信メール例
• 社内連絡メール例
• 上司への報告メール例
• お客様対応の例文
• 急な依頼に対応する例文
• 休暇時の代理対応メール例

取引先への返信メール例

取引先に「担当者の代わりに対応します」と伝えるときは、丁寧さと信頼感が大切です。

例えば以下のように書くと安心感を与えられます。

項目	例文
件名	【ご連絡】〇〇の件について
本文	株式会社△△　〇〇様 平素よりお世話になっております。 株式会社□□の✕✕でございます。 本件につきましては、担当の山田が不在のため、私が代わりに対応させていただきます。 いただいたご要望を確認のうえ、明日中にご返信差し上げます。 引き続きよろしくお願いいたします。 株式会社□□ ✕✕

「代わりに対応させていただきます」と添えるだけで、相手は安心しますよね。

社内連絡メール例

社内の場合は、堅すぎず、でもきちんとした言葉を使うのがおすすめです。

項目	例文
件名	〇〇の件について（代理対応）
本文	営業部 各位 お疲れさまです。 本件については、担当の田中が不在のため、私が代わりに対応いたします。 必要事項を確認し、随時進めてまいります。 よろしくお願いします。

社内連絡ならシンプルで十分。

かしこまりすぎると逆に堅苦しくなりますからね。

上司への報告メール例

上司に伝えるときは「状況をきちんと把握している」ことを示すのが大切です。

項目	例文
件名	〇〇案件について（代理対応のご報告）
本文	部長 お疲れさまです。 本日ご依頼いただきました〇〇の件につきまして、担当の佐藤が不在のため、私が代わりに対応させていただきます。 進捗は随時ご報告いたしますので、ご確認をお願いいたします。 よろしくお願いいたします。

このように「ご報告します」と入れると、安心して任せてもらえますよ。

お客様対応の例文

お客様への対応では、誠実さと柔らかさが重要です。

項目	例文
件名	お問い合わせの件について
本文	〇〇様 この度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。 担当の中村が不在のため、私が代わりに対応させていただきます。 ご質問の内容を確認し、改めてご案内差し上げますので、少々お待ちくださいませ。 今後ともよろしくお願い申し上げます。

「誠にありがとうございます」や「少々お待ちくださいませ」といった表現を入れると柔らかい印象になります。

急な依頼に対応する例文

急ぎの依頼に対応するときは「すぐに取りかかる」という安心感を与えることが大切です。

項目	例文
件名	【至急対応】〇〇について
本文	株式会社△△　〇〇様 お世話になっております。 ご依頼いただいた件につきまして、担当の田中が不在のため、私が代わりに対応させていただきます。 ただちに確認を進め、結果を本日中にご連絡差し上げます。 どうぞよろしくお願いいたします。

スピード感を出すことで、相手に「安心して任せられる」と思ってもらえます。

休暇時の代理対応メール例

担当者が休暇のときは「引き継いでいる」と伝えると安心です。

項目	例文
件名	〇〇の件について（代理対応）
本文	株式会社△△　〇〇様 いつもお世話になっております。 担当の佐藤が現在休暇中のため、私が代わりに対応いたします。 既に引き継ぎを受けておりますので、安心してお任せください。 今後ともよろしくお願いいたします。

「引き継ぎを受けております」と入れると信頼感が増しますよ。

代わりに対応させていただきますメールの基本表現5つ

代わりに対応させていただきますメールの基本表現5つについて解説します。

• 表現の意味と敬語の正しさ
• 社内・社外での使い分け
• 相手に失礼にならない伝え方
• 上司や取引先へのメールでの注意点
• 自然に使える定番フレーズ

表現の意味と敬語の正しさ

「代わりに対応させていただきます」という表現は、担当者が不在のときや自分が代理で動くときに使われる丁寧な言葉です。

敬語としては問題なく、相手に対して安心感を与える響きがあります。

「させていただきます」という言葉は少し長く感じられることもありますが、ビジネスの場ではむしろ安心感を与えやすいんですよ。

例えば「代わりに対応します」とだけ書くと、少し素っ気なく聞こえる場合があります。

そこに「させていただきます」と加えることで、「ご配慮のうえ対応します」というニュアンスになり、より丁寧さが伝わります。

正しい敬語かどうか迷う人が多いですが、安心して使える表現です。

社内・社外での使い分け

社内と社外では、言い回しを少し変えることで自然さが増します。

社外に向けては「代わりに対応させていただきます」とフルの形で使うのが安心です。

一方、社内の同僚や後輩に送る場合は「代わりに対応します」とシンプルにしても問題ありません。

使い分けのポイントは「相手との距離感」と「必要な丁寧さ」です。

例えば取引先やお客様相手に「対応します」と送ると冷たく感じられることがあるので、やはり「させていただきます」が無難です。

相手が社内の仲間なら、気楽に受け止めてもらえるようにシンプルにするのが自然です。

相手に失礼にならない伝え方

「代わりに」という言葉は、言い方によっては冷たく聞こえることもあるので注意が必要です。

そこで「担当の〇〇が不在のため」「〇〇に代わりまして」といった前置きを添えると、ぐっと柔らかい印象になります。

また「ご安心ください」「引き続きよろしくお願いいたします」と結びに加えると、相手に誠実さが伝わります。

単に「代わりに対応します」と言うだけではなく、少しの配慮で印象が大きく変わります。

読んだ相手が「丁寧に対応してくれている」と感じられるような一文を入れるのがおすすめです。

上司や取引先へのメールでの注意点

上司や取引先に送るときは、責任を持って動いていることを伝えるのが大切です。

ただ「代わりに対応します」と伝えるだけでは、「本当に大丈夫なのかな？」と思われることもあります。

「確認のうえご報告いたします」「責任を持って対応いたします」といった一言を添えると安心感が増します。

また、取引先に送る場合は「引き継ぎ済みです」「詳細を確認のうえ対応します」といった表現も有効です。

具体的な姿勢を示す言葉を添えることで、上司や取引先に安心してもらえるのです。

自然に使える定番フレーズ

「代わりに対応させていただきます」はそのままでも便利ですが、状況に応じて定番フレーズに言い換えるとさらに自然になります。

例えば、「担当に代わりまして対応いたします」「私が責任を持って対応させていただきます」「本件については私が承ります」といった表現です。

これらはフォーマルさを保ちながらも、やわらかさや誠実さを伝えやすいフレーズです。

社内でも社外でも使いやすく、バリエーションを持っておくと便利ですよ。

「定番フレーズ集」として、自分の引き出しにいくつかストックしておくと安心です。

場面	おすすめフレーズ
社外（取引先・顧客）	代わりに対応させていただきます / 私が責任を持って対応いたします
社内（同僚・後輩）	代わりに対応します / 本件については私が承ります
上司や重要案件	確認のうえご報告いたします / 引き継ぎ済みですので安心してお任せください

代わりに対応させていただきますメールのメリット4つ

代わりに対応させていただきますメールのメリット4つについて解説します。

• 相手への安心感を与えられる
• 仕事の進行を止めないで済む
• チームの信頼感を高められる
• 責任感をアピールできる

相手への安心感を与えられる

「代わりに対応させていただきます」と伝えることで、相手に安心感を与えることができます。

担当者が不在だと「誰も対応してくれないのでは？」と不安になる人も多いものです。

そんなときに「代わりに対応します」と伝えるだけで、「任せても大丈夫なんだ」と思ってもらえるのです。

特に取引先やお客様とのやり取りでは、この安心感が信頼につながります。

シンプルな一言ですが、大きな効果があるんですよね。

仕事の進行を止めないで済む

代理で対応することを明確にすると、仕事の流れが止まらずに済みます。

担当者がいないからといって連絡を放置すると、相手は「進んでいないのでは？」と不安になります。

そこで「私が代わりに対応いたします」と伝えることで、業務がスムーズに継続されます。

実際、社外だけでなく社内でも「代理対応します」と一言添えるだけで、他の人が安心して作業を進められることがあります。

小さな気配りですが、仕事全体の流れを守る大切な役割を果たします。

チームの信頼感を高められる

代わりに対応する姿勢を示すことで、チーム全体の信頼感が高まります。

「誰かがフォローしてくれる」という安心感は、チームワークを強めるきっかけになります。

特にお客様や取引先は「この会社はきちんと連携が取れている」と感じやすくなります。

一人の不在があっても、チーム全体で補える姿勢を見せることは大きな価値があります。

言葉一つですが、組織の印象まで変えることができるんです。

責任感をアピールできる

「代わりに対応させていただきます」と伝えることは、自分の責任感をアピールする機会にもなります。

単に「担当が不在です」と伝えるよりも、「私が責任を持って対応します」と言い切るほうが信頼を得やすいですよね。

この姿勢は上司や取引先からも高く評価されるポイントになります。

日常のやり取りの中で自然に責任感を示せるのは大きなメリットです。

相手に「任せて安心」と思ってもらえると、自分自身の評価も上がっていきます。

メリット	具体的な効果
安心感を与える	「任せても大丈夫」と相手に思ってもらえる
仕事の進行を止めない	業務の流れを継続でき、停滞を防ぐ
チームの信頼感向上	「連携が取れている」と相手に好印象を与える
責任感を示せる	上司や取引先から評価されやすくなる

代わりに対応させていただきますメールの注意点4つ

代わりに対応させていただきますメールの注意点4つについて解説します。

• 責任範囲を明確にする
• 対応できる範囲を正直に伝える
• 不在者への配慮を忘れない
• 言い換え表現で柔らかさを出す

責任範囲を明確にする

代理で対応するときに一番大切なのは、責任範囲をはっきりさせることです。

「代わりに対応します」とだけ書いてしまうと、どこまで自分が引き受けるのか相手に伝わらない場合があります。

例えば「確認のうえご連絡します」「必要な部分を取り急ぎ対応します」と明記すれば、相手も安心します。

無理にすべてを背負う必要はありません。

対応できる部分をはっきり伝えることで、誤解を防げます。

責任範囲を明示することは、自分を守ることにもつながるんですよ。

対応できる範囲を正直に伝える

代わりに対応する際には、できることとできないことを正直に伝えることも大切です。

「自分には判断できない部分は、後ほど担当者から連絡いたします」と添えるだけで、相手の期待を調整できるのです。

無理をしてすべて対応しようとすると、後でトラブルになることもあります。

逆に「ここまでなら自分が対応可能」と示すことで、相手も安心しやすいです。

誠実に限界を伝えることは、信頼を守る行為だといえます。

不在者への配慮を忘れない

「担当がいないので私が代わりに」とだけ伝えると、不在の人が悪いような印象になってしまうことがあります。

そこで「担当は現在不在のため」「休暇中につき」といった柔らかい言い回しを添えるのがおすすめです。

また「引き継ぎを受けております」と加えると、相手に安心感を持ってもらえるのです。

不在者への配慮を示すことで、チーム全体の印象も守られます。

相手に余計な不安を与えないためにも、配慮を忘れない表現を心がけましょう。

言い換え表現で柔らかさを出す

「代わりに」という言葉は、時に少し冷たく感じられることがあります。

そんなときには「〇〇に代わりまして」「代理で」「引き継いで」などの言い換えを使うと印象がやわらぎます。

相手との関係性によっては、より柔らかい言葉を選んだ方が良い場面もあります。

例えば取引先には「代わりに対応させていただきます」、社内なら「引き継いで進めます」といった具合です。

注意点	具体的な工夫
責任範囲を明確にする	「確認のうえご連絡します」と明記し、誤解を防ぐ
対応範囲を正直に伝える	「判断できない部分は後ほど担当者から」と添える
不在者への配慮	「休暇中につき」「引き継ぎを受けております」と伝える
言い換えで柔らかさを出す	「代理で」「引き継いで進めます」など状況に合わせて表現

代わりに対応させていただきますメールの言い換え表現5つ

代わりに対応させていただきますメールの言い換え表現5つについて解説します。

• 「代理で対応いたします」
• 「引き継いで対応いたします」
• 「〇〇に代わりまして対応いたします」
• 「担当変更により対応いたします」
• 「責任を持って対応いたします」

「代理で対応いたします」

もっともよく使われる表現のひとつが「代理で対応いたします」です。

「代わりに」よりも柔らかく、ビジネスメールの定番フレーズとして安心感がある言い回しです。

特に社外向けに使いやすく、フォーマルさを保ちながら自然に伝わります。

例： 「担当の山田が不在のため、私が代理で対応いたします。」

無難で汎用性が高い言い回しなので、迷ったときはこれを選んでおけば安心です。

「引き継いで対応いたします」

「引き継いで対応いたします」という言葉は、事前に共有や準備をしている印象を与えます。

「しっかりと準備ができている」と伝えることができるので、信頼性が高まります。

例： 「本件は田中より引き継いで対応いたします。」

休暇や異動などで事前に調整がされている場合に特に有効です。

この言葉を添えると「ちゃんと把握しているんだ」と安心してもらえます。

「〇〇に代わりまして対応いたします」

「〇〇に代わりまして」という表現は、代理の立場を明確に示すときに便利です。

「代わりに」よりも丁寧で、フォーマル度も高いため、取引先へのメールでよく使われます。

例： 「担当の鈴木に代わりまして、私が対応いたします。」

担当者名を明示することで「引き継ぎ済み」「代理対応中」という安心感を相手に与えられます。

かしこまった場面や大事な案件の際におすすめです。

「担当変更により対応いたします」

担当者が入れ替わる場合には、「担当変更により対応いたします」という表現が適しています。

単に「代わりに対応」と伝えるよりも、正式に役割が移ったことを示せるのがポイントです。

例： 「この度担当変更により、私が対応いたします。」

異動や人事の関係で担当が変わる場合は、この言葉を使うとスムーズです。

相手に安心してもらえるように、できれば自己紹介も添えるとより丁寧ですね。

「責任を持って対応いたします」

最後に紹介するのは「責任を持って対応いたします」です。

代理という言葉を使わずに、自分が主体的に動く姿勢を示せる表現です。

例： 「本件については、私が責任を持って対応いたします。」

特に重要な案件や、上司や取引先に安心してもらいたい場面で効果的です。

「任せても安心」という信頼を一気に得られる強い表現なんですよ。

言い換え表現	特徴・使いやすい場面
代理で対応いたします	柔らかく無難な表現。社外向けの定番。
引き継いで対応いたします	準備済みで安心感を与える。休暇・異動時に有効。
〇〇に代わりまして対応いたします	フォーマル度が高い。取引先や重要案件で使用。
担当変更により対応いたします	正式に担当交代を伝える場面で有効。
責任を持って対応いたします	主体性を示し、信頼感を強調できる。

まとめ｜代わりに対応させていただきますメールを自然に使いこなそう

「代わりに対応させていただきます」というフレーズは、代理で対応する場面で安心感を伝えられる便利な言葉です。

ただし、相手や状況に合わせて少し工夫することで、より自然で丁寧な印象を与えられます。

例文集を参考にしながら、自分に合った言い回しを選んでみてくださいね。

📌 代わりに対応させていただきますメール例文一覧
取引先への返信メール例
社内連絡メール例
上司への報告メール例
お客様対応の例文
急な依頼に対応する例文
休暇時の代理対応メール例