約束の時間に来ないときの正しいビジネスメール｜状況別の例文付きで丁寧に解説

「約束の時間になっても相手が来ない」「メールの返信がない」──そんな経験は誰にでもありますよね。

しかし、その場で焦って感情的に対応してしまうと、せっかく築いた信頼関係を損なうおそれがあります。

この記事では、相手に失礼なく、状況をスムーズに確認できるビジネスメールの書き方を、状況別の例文つきでわかりやすく紹介します。

「打ち合わせに来ない」「予約時間を過ぎても連絡がない」など、さまざまなケースで使える表現をまとめました。

約束の時間に来ないときのビジネスメールはどう書く？基本の考え方

約束の時間に相手が来ないとき、焦って感情的な連絡をしてしまうと信頼を損ねる可能性があります。

この章では、冷静に状況を整理し、相手を気遣いながら連絡を取るための基本的な考え方を解説します。

落ち着いて対応することで、むしろビジネスマナーの高さを印象づけることもできます。

まず冷静に状況を整理する

約束の時間に相手が来ないときは、まず自分側の情報を確認しましょう。

たとえば、日時や場所の連絡ミスがないか、メールの送信履歴やカレンダーをチェックします。

また、交通トラブルや急な体調不良など、相手側の事情も考慮することが大切です。

焦らず状況を把握する姿勢こそ、信頼される対応の第一歩です。

確認項目	内容
日程	カレンダーやメールで日時の確認
場所	相手に正確に伝わっているか
交通状況	遅延情報などを確認

相手を責めずに確認する文面のコツ

相手に連絡を取るときは、決して責める口調にならないよう注意が必要です。

「まだ来ていません」ではなく、「ご到着が確認できておりません」といった表現を使うことで、柔らかく伝えられます。

さらに、「お困りのことがございましたら」など、相手を思いやる一文を添えるとより丁寧な印象になります。

感情的な言葉や強い催促表現は避けましょう。

NG表現	改善例
まだ来ていませんが？	ご到着が確認できておりません。
遅れていますよね？	お時間に関して確認させていただけますでしょうか。

電話・メール・LINEの使い分け方

相手との関係性や状況によって、使う連絡手段を選ぶことも重要です。

緊急性が高い場合は電話、正式な連絡にはメール、気軽な確認にはLINEを活用するとよいでしょう。

ただし、どの手段でも丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

手段	向いている場面
電話	急ぎの確認や状況把握が必要なとき
メール	正式なビジネス連絡や記録を残したいとき
LINE	顧客や同僚との気軽なやり取り

連絡の手段を適切に選ぶことは、相手への配慮の表れです。

約束の時間に来ないときの連絡メール例文集【状況別】

実際にどんなメールを送れば良いのか迷う人も多いですよね。

この章では、ビジネスのシーンごとに使える「約束の時間に来ない場合のメール例文」を紹介します。

そのまま使えるテンプレート形式なので、状況に合わせて活用できます。

打ち合わせ・会議に来ない場合のメール例文

まずは、社外・社内問わず使いやすい「打ち合わせや会議に来ない場合」の文例です。

相手の状況を確認しながらも、丁寧に状況把握を行うトーンを意識します。

件名	本日の打ち合わせについて
本文	○○様 お世話になっております。 本日○○時よりお打ち合わせを予定しておりますが、現在ご到着が確認できておりません。 何かお困りのことがございましたら、こちらまでご連絡いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。

焦らず丁寧に状況を確認することで、相手の信頼を損ねずに連絡できます。

待ち合わせに来ない取引先へのメール例文

営業や商談など、取引先と会う約束をしているのに来ない場合には、慎重な文面が必要です。

相手を気遣いつつ、スムーズに次の対応へつなげる構成がポイントです。

件名	お約束の件について
本文	○○様 いつもお世話になっております。 本日○○時にお約束を頂いておりますが、現在ご到着が確認できておりません。 ご事情などございましたら、お知らせいただければ幸いです。 よろしくお願い申し上げます。

「ご到着が確認できておりません」という表現は、事実を述べつつもやわらかい印象を与えます。

「まだ来ていません」や「遅れていますよね」など直接的な言葉は避けましょう。

予約時間に来ない顧客へのメール例文

店舗やサービス業では、予約時間にお客様が来ないケースもあります。

この場合は、相手にプレッシャーを与えず、確認とフォローを兼ねたメールを送ることが大切です。

件名	ご予約のご確認
本文	○○様 お世話になっております。 本日○○時にご予約をいただいておりますが、現在ご到着が確認できておりません。 何かご事情がございましたら、ご一報いただけますと幸いです。 ご来店をお待ちしております。

顧客への対応では、やわらかく安心感のある言葉を選ぶことが重要です。

「お待ちしております」と添えることで、催促ではなく丁寧な確認の印象になります。

やんわり催促するための言い回しと注意点

相手が約束の時間に来ない、あるいは返信が遅れているときに「早く返してほしい」と思っても、強く催促すると関係を悪化させるおそれがあります。

そこでこの章では、相手に圧を与えずに自然と動いてもらえる「やんわりとした催促表現」と、その際の注意点を紹介します。

角が立たない柔らかい催促表現

催促するときは、まず相手の状況を思いやる一言から始めるのがコツです。

「お忙しいところ恐れ入りますが」や「ご多用の中恐縮ですが」といった前置きを入れることで、優しく伝えることができます。

また、「ご確認いただけますと幸いです」という表現は、強制感を与えず促すのに最適です。

催促の目的は「相手に気づいてもらうこと」であり、「急かすこと」ではありません。

状況	やんわり表現例
返信がない場合	お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
日程の再確認	お差し支えなければ、再度ご予定をお伺いできますでしょうか。
進行が滞っている場合	ご都合のよいタイミングでご連絡いただければと思います。

「ご確認」「お伺い」など丁寧な表現の使い方

ビジネスメールでは、文末の言葉遣いひとつで印象が大きく変わります。

「ご確認ください」よりも「ご確認いただけますと幸いです」のように、柔らかく間接的な表現を使うのがポイントです。

また、「お伺い」「お手数ですが」「ご一報」といったクッション言葉も効果的です。

命令調や断定的な言い回しは、相手に圧迫感を与えるため避けましょう。

避けたい表現	おすすめ表現
至急ご返信ください。	ご多用の中恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。
確認をお願いします。	ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。
連絡をください。	ご連絡をお待ちしております。

催促メールを送るタイミングの目安

やんわりとした表現でも、送るタイミングが早すぎると逆効果になることがあります。

一般的には、約束の時間から10〜15分経過後、または返信をお願いしてから2〜3営業日後が目安です。

それ以上待つ場合は、再度やんわりとしたトーンでフォローメールを送ると良いでしょう。

「タイミング＋トーン」を意識すれば、相手に配慮したスマートな催促ができます。

シーン	目安となる送信タイミング
約束の時間に来ない場合	10〜15分後に確認連絡を送る
返信がない場合	2〜3営業日後にフォローメール
進行中の案件	1週間を目安に再確認

約束の時間に来ないときの電話・LINE対応のポイント

メール以外にも、状況によっては電話やLINEなどの即時連絡手段を使うことが求められます。

この章では、電話やLINEを使って確認する際のマナーや、言葉選びのコツを解説します。

焦らず落ち着いて連絡することで、誤解を防ぎながら信頼を保つことができます。

確認電話をかけるときのフレーズ例

約束の時間を過ぎても相手が現れない場合、10〜15分を目安に電話をかけるのが一般的です。

電話では、相手を責める印象を与えないように、穏やかなトーンを意識しましょう。

以下は、実際に使える電話でのフレーズ例です。

状況	フレーズ例
通常の確認	「お世話になっております。本日○○時にお約束をいただいておりますが、現在のご状況をお伺いできますでしょうか。」
遅延が見込まれる場合	「交通の影響などで遅れられていないか心配になりまして、お電話いたしました。」
急ぎの案件	「お手数をおかけいたしますが、念のため状況をお伺いできればと思います。」

電話対応では“確認”と“配慮”をセットで伝えるのがマナーです。

LINEで丁寧に連絡する方法

ビジネスシーンでも、取引先や顧客とLINEで連絡を取るケースが増えています。

ただし、あくまでビジネスコミュニケーションであることを意識し、カジュアルすぎる表現は避けましょう。

以下のような文面であれば、丁寧さと即時性を両立できます。

LINEメッセージ例	○○様 お世話になっております。 本日○○時にお約束を頂いておりますが、現在ご到着が確認できておりません。 何かご事情がございましたら、こちらまでご連絡くださいませ。 ご来店をお待ちしております。

「まだですか？」などの短文連絡は、催促と受け取られる恐れがあるため避けましょう。

連絡がつかないときのフォロー手順

電話にもLINEにも反応がない場合は、焦らず段階的にフォローを行います。

まずは15〜30分ほど待ち、その後改めて確認のメールを送るのが適切です。

状況によっては、別日程の提案を添えるのも有効です。

フォロー手順	対応内容
① 約束時刻10分後	軽く電話やメッセージで確認
② 約束時刻30分後	正式な確認メールを送信
③ 連絡が取れないまま当日終了	翌日に再フォローまたは日程再提案

連絡が取れないときこそ、冷静で誠実な対応が信頼を左右します。

日程調整・再スケジュール時のメールテンプレート

相手が約束の時間に来なかった場合、その後の対応として大切なのが「再スケジュールの提案」です。

適切な文面で日程調整を行うことで、トラブルを防ぎながら今後の関係を円滑に保つことができます。

ここでは、具体的なテンプレートと書き方のコツを紹介します。

新しい日程を提案するメール例文

まずは、相手の都合を尊重しつつ新しい候補日を提示するメールの例です。

日程を一方的に決めるのではなく、「ご都合のよい日時をお知らせください」と添えるのがポイントです。

件名	お打ち合わせ日程の再調整について
本文	○○様 お世話になっております。 本日のお打ち合わせにつきましては、ご事情があったかと存じます。 つきましては、改めて日程を再調整できればと考えております。 以下の候補日はいかがでしょうか。 ・○月○日（○）○時〜 ・○月○日（○）○時〜 ・○月○日（○）○時〜 ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。

相手に選択肢を与えることで、柔らかく再調整を提案できます。

返信がない場合のフォローメール

再スケジュールのメールを送っても返信がない場合は、2〜3営業日を目安にフォローしましょう。

このときも、催促ではなく確認の姿勢を保つことが重要です。

件名	先日の日程調整の件について
本文	○○様 お世話になっております。 先日ご案内いたしましたお打ち合わせの日程について、念のためご確認のご連絡を差し上げました。 ご都合はいかがでしょうか。 ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

返信を急かすような文面は避け、「念のため」「ご確認のほど」といった穏やかな言葉で伝えるのが基本です。

トラブルを防ぐための言葉選び

日程調整メールでの言葉選びは、相手に誠意と安心感を与えるうえで非常に重要です。

特に、相手が遅刻や無断欠席をしてしまった場合でも、責めるような表現は避けましょう。

「ご事情があったかと存じます」「ご都合のよい時に」など、相手を思いやる文言を選ぶことがマナーです。

避けるべき表現	推奨される表現
なぜ来られなかったのですか？	ご事情があったかと存じます。
今後は遅れないでください。	次回もどうぞよろしくお願いいたします。
返事を早くください。	ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどお願いいたします。

思いやりある言葉が、ビジネス関係を円滑にする最大の鍵です。

まとめ｜相手に配慮しつつ信頼を保つメール術

「約束の時間に来ない」状況に直面したときこそ、ビジネスマナーの真価が問われます。

焦らず冷静に対応し、相手を思いやる一言を添えることで、トラブルを最小限に抑えることができます。

冷静な対応が信頼を生む理由

遅刻や無断欠席といったトラブルは、感情的に対応してしまうと関係悪化を招くことがあります。

一方で、状況を理解しようとする冷静な姿勢は、相手に安心感を与えます。

つまり、問題対応の場面こそが「信頼を築くチャンス」でもあるのです。

落ち着いた連絡ができる人ほど、ビジネスの現場で頼られる存在になります。

悪印象を与える対応	信頼を得る対応
感情的なメールや電話	状況を確認する落ち着いた連絡
相手を責める表現	思いやりのある言葉づかい
一方的な再調整	相手に選択肢を与える提案

一歩上のビジネスマナーとして意識すべきこと

トラブル対応で重要なのは、単に「正しい言葉を使うこと」ではありません。

相手の立場を想像し、次の行動が取りやすくなるよう配慮する姿勢が大切です。

例えば、確認メールを送る際に「ご多用の中恐縮ですが」と添えるだけで、印象は大きく変わります。

“言葉に気持ちを乗せる”意識を持つことで、文章が柔らかく伝わります。

意識したい表現	効果
お忙しいところ恐れ入りますが	相手の立場への配慮を示す
ご確認いただけますと幸いです	強制感をやわらげる
お手数をおかけいたします	誠意ある印象を与える

誠実な対応は、トラブル時だけでなく、日常のコミュニケーションにも良い影響を与えます。